Компания столкнулась с рядом проблем, которые мешали эффективной работе:

1. Разрозненные данные о клиентах, кандидатах и договорах усложняли их анализ и оперативное использование.

2. Задержки и недопонимания в коммуникации между отделами и сотрудниками замедляли выполнение задач.

3. Затянутые процессы согласования договоров приводили к потере времени.

4. Использование разных инструментов и платформ затрудняли синхронизацию и контроль.

5. Сложности в мониторинге и оценке эффективности текущих процессов и работы сотрудников.

Основные цели внедрения Битрикс24 включали:

1. Автоматизация процессов продаж, найма и согласования договоров для повышения эффективности работы компании.

2. Систематизация взаимодействия с клиентами и потенциальными клиентами для увеличения конверсии и объема продаж.

3. Создание прозрачной и эффективной системы найма и адаптации сотрудников для ускорения и оптимизации HR-процессов.

4. Ускорение согласования договоров и административных задач для минимизации временных затрат.

5. Обеспечение прозрачности и контроля всех процессов для более точного анализа и мониторинга.

Проект был разбит на несколько этапов, чтобы обеспечить плавное и последовательное внедрение Битрикс24:

1. Анализ требований и составление технического задания (ТЗ) для каждой воронки и бизнес-процесса.

2. Разработка и настройка модификаций для соответствия требованиям ТЗ.

3. Тестирование и проверка корректности работы всех процессов для выявления и устранения возможных ошибок.

4. Внедрение системы и обучение сотрудников компании для адаптации к новым условиям работы.

5. Постпроектная поддержка для обеспечения стабильности и корректности работы системы.

Основная платформа — Битрикс24, которая позволяет гибко адаптировать функционал под потребности бизнеса. В проекте задействованы следующие инструменты:

• Кастомные поля для расширенной настройки карточек сделок и кандидатов.
• Роботы и бизнес-процессы для автоматизации задач.
• Смарт-процессы для создания структурированных рабочих процессов.
• Печатные формы для генерации документов.
• Интеграция двух баз 1С для синхронизации данных.
• Подключение Wazzup для организации коммуникаций через мессенджеры.

Были разработаны две основные воронки: одна для управления процессами продаж, другая для HR-задач.

Воронка продаж:

• Настроена для автоматизации процесса продажи с учетом всех этапов взаимодействия с клиентами.
• Добавлены кастомные поля для учета специфической информации о клиентах и сделках.
• Внедрена автоматизация на каждом этапе воронки: генерация договоров, отправка писем и уведомлений, автоматическая смена стадии сделки.

Воронка HR:

• Создана для систематизации процессов найма, начиная от поиска кандидатов и заканчивая их адаптацией.
• Интеграция с hh.ru для автоматической загрузки резюме кандидатов.
• Настроены автоматические действия для ускорения работы HR-отдела, включая отправку писем кандидатам, генерацию печатных форм и постановку задач.

В карточках сделок созданы кастомные поля для хранения необходимой информации и настроен вид отображения полей для удобства пользователей.

Настроены роботы для автоматизации задач на каждом этапе воронки, включая:

• Постановка задач. На каждом этапе воронок автоматически создавались задачи для ответственных сотрудников.
• Отправка уведомлений. Система уведомляла сотрудников о важных событиях и действиях, например, о новых заявках или необходимости согласования документа.
• Смена стадий. Были настроены автоматические действия для смены стадий в зависимости от условий, таких как получение ответа от клиента или выполнение задачи.

Синхронизировали данные с двумя базами 1С для упрощения учета и автоматического обновления данных по товарам, клиентам и договорам. Все изменения в 1С автоматически отображались в Битрикс24.

Внедрены бизнес-процессы по согласованию и подписанию договоров. Созданы шаблоны печатных форм для генерации документов.

1. Повышение эффективности продаж и найма

Автоматизированные процессы значительно сократили количество рутинных операций.

2. Систематизация данных

Система объединила данные о клиентах, кандидатах и договорах в единую базу, что позволило легко находить необходимую информацию и использовать ее для анализа и принятия решений.

3. Ускорение найма и адаптации сотрудников

Созданные смарт-процессы и чек-листы упростили работу HR-отдела.

4. Улучшение коммуникации

Теперь сотрудники могут более оперативно реагировать на запросы и поддерживать постоянную связь с клиентами. Систематизированная работа с данными улучшила качество обслуживания и взаимодействия, что способствовало увеличению конверсии.

5.Повышение прозрачности и управляемости процессов

Компания получила возможность в реальном времени отслеживать выполнение задач, что позволило лучше контролировать процессы и быстро реагировать на изменения.

6. Ускорение процесса согласования договоров

Благодаря автоматизации и смарт-процессам процесс согласования стал проходить быстрее, что сократило время заключения сделок.

Внедрение Битрикс24 для «Legal Resources» позволило решить задачи комплексной автоматизации бизнес-процессов компании. Настроенные воронки, автоматизация задач и интеграция с внешними сервисами значительно улучшили качество работы компании, сократив затраты времени и повысив прозрачность процессов. Теперь компания может эффективно управлять своей деятельностью, концентрируясь на росте бизнеса и улучшении качества услуг.