До внедрения Битрикс24 компания использовала разрозненные инструменты и таблицы для управления заказами, коммуникаций и учета:

1. Неэффективное управление заказами, ручная обработка и учет заказов, сложности с отслеживанием статусов и сроков, потеря информации. Менеджеры вручную заполняли таблицы в Excel, что приводило к ошибкам, дублированию информации и путанице.

2. Отсутствие единого коммуникационного канала для сотрудников, отделов и клиентов, задержки с получением информации, непонимание задач и статусов.

3. Сложно понять, сколько времени занимает выполнение каждого этапа заказа, как использовать трудовые ресурсы максимально эффективно, как оптимизировать производственные процессы.

4. Сотрудники тратили много времени на заполнение отчетов, отправку писем клиентам, создание коммерческих предложений.

5. Трудно фиксировать историю взаимодействия с клиентами.

6. Невозможность отследить использование материалов, понять, какие ресурсы используются неэффективно, как оптимизировать закупки.

1. Обеспечить организацию и контроль всех этапов производства — от получения заказа до его выполнения с возможностью отслеживания сроков и ответственных лиц.

2. Оптимизировать рабочие процессы, такие как согласование макетов и утверждение тиражей для сокращения времени на выполнение рутинных задач.

3. Создать единую платформу для общения между сотрудниками, отделами и клиентами для более быстрого и эффективного обмена информацией.

4. Создать базу данных клиентов для отслеживания взаимодействий, автоматизации маркетинговых кампаний и персонализированных предложений для повышения лояльности клиентов.

5. Настроить интеграцию с системами учета материалов и оборудования для мониторинга использования ресурсов и снижения издержек.

1. Анализ требований и создание технического задания (ТЗ). Первый этап работы — тщательное исследование текущих бизнес-процессов компании и разработка индивидуального технического задания.

2. Настройка и разработка модификаций. Было необходимо адаптировать систему Битрикс24 под специфику компании, настроить воронки продаж и автоматизировать повторяющиеся процессы.

3. Тестирование и внедрение. После настройки система была протестирована на корректность работы всех элементов и процессов, после чего система была интегрирована в ежедневную работу компании.

4. Обучение сотрудников. Команда студии провела обучение сотрудников, чтобы обеспечить их готовность к использованию новых инструментов.

5. Постпроектная поддержка. Предоставление технической поддержки для обеспечения бесперебойной работы системы.

Основная платформа — Битрикс24, которая позволяет гибко адаптировать функционал CRM под потребности бизнеса. Для успешного внедрения были использованы следующие функциональные возможности Битрикс24:

• Кастомные поля для детальной настройки процессов.
• Роботы и бизнес-процессы для автоматизации задач, согласований и уведомлений.
• Смарт-процессы для каждого этапа производства.
• Печатные формы для автоматического создания документов для клиентов и внутренних нужд.

Основные задачи, поставленные перед командой интеграторов:

1. Создание воронок продаж для направления «Полиграфия» и «Гофропроизводство» для отслеживания всех этапов заказа.
2. Классификация товаров по направлениям для упрощения процесса заказа и учета.
3. Оптимизация техпроцессов для KPI: учет времени выполнения задач, экономический расчет эффективности процессов.
4. Произведение экономических расчетов по направлениям .
5. Создание реестров заказов и документов для систематизации бизнес-операций.
6. Связь всех смарт-процессов между собой для полной автоматизации производственных и административных задач.

Внедрение смарт-процессов и настройка полей смарт-процессов:

• Производство
• Экономические расчеты для Полиграфии
• Товары Полиграфия
• Товары Гофропроизводство
• Экономические расчеты для Гофропроизводства
• Реестр документов
• Печатное производство для ОБЛОЖКИ
• Печатное производство для БЛОКА
• Журнал электронный по всем заказам ИП
• Журнал электронный по всем заказам ГКИ
• Тех.процесс и время для KPI

Основная сложность заключалась в большом количестве процессов, требующих интеграции и корреляции. Любое изменение в одной части системы могло влиять на работу других процессов: это требовало тщательной проверки всех взаимосвязей.

Внедрение Битрикс24 позволило оптимизировать управление полиграфическим производством, сократить затраты и улучшить качество обслуживания клиентов:

1. Создана единая платформа для управления производственными процессами в компании, что позволило четко координировать задачи между отделами и сотрудниками.

2. Воронки продаж для направлений «Гофропроизводство» и «Полиграфия» позволили отслеживать каждый заказ, начиная от этапа разработки макета до финальной доставки готовой продукции клиенту.

3. Автоматизация рутинных задач и процессов. Одним из ключевых результатов внедрения Битрикс24 стало сокращение времени на выполнение повторяющихся задач, таких как согласование макетов и утверждение тиражей. Это не только снижает нагрузку на сотрудников, но и минимизирует ошибки, связанные с человеческим фактором.

4. Интеграция с системами учета материалов помогла снизить производственные издержки и оптимизировать использование ресурсов.

5. Появилась единая система коммуникаций и совместной работы: сотрудники могут обмениваться файлами и комментариями в режиме реального времени, улучшена внутренняя коммуникация и повысилась общая продуктивность команды.

6. CRM-система для управления клиентами. Внедрение CRM в полиграфическое производство позволило создать централизованную базу данных всех клиентов и заказов. Теперь менеджеры компании имеют полный доступ к истории взаимодействий с клиентами. CRM также обеспечивает сегментацию аудитории для точечной работы с клиентами. Это позволило компании укреплять лояльность клиентов, повышая их удовлетворенность благодаря персонализированному подходу и своевременному обслуживанию.

В результате интеграции удалось обеспечить высокий уровень автоматизации, оптимизировать производственные и административные процессы, существенно повысив конкурентоспособность компании в сфере полиграфии и гофропроизводства.