Миграция из продуктов Microsoft и комплексная автоматизация в АО «Генезис»
8 октября 2024
Кейс: миграция из продуктов Microsoft и комплексная автоматизация на базе Битрикс24 в АО «Генезис»
АО «Генезис» — эксперт в производстве и установке инновационных систем водоснабжения для различных объектов. Компания предоставляет полный цикл услуг, включая техническую поддержку на всех этапах работы с клиентами — от подбора решений до сервисного обслуживания. С 2021 года производство локализовано в Новосибирске на площадке завода «Труд». Компания является лауреатом конкурса Фонда содействия инновациям и участником «Сколково», подтверждающим высокий уровень разработки и технологий.
Команда АО «Генезис» состоит из 25 сотрудников, работающих над внедрением систем водоснабжения, разработкой параметрических 3D-моделей, и проведением неразрушающего контроля в собственной лаборатории для обеспечения высокого качества продукции.
В кейсе мы подробно рассмотрим этапы внедрения и настройки Битрикс24 в компании.
До внедрения Битрикс24 компания сталкивалась с рядом проблем, затрудняющих эффективное управление процессами и документацией:
1. Отсутствие четкой системы хранения и управления документами — информация хранилась в разрозненных системах что затрудняло поиск и доступ к важным данным. Это приводило к увеличению времени на согласование и обработку документов.
2. Низкая степень автоматизации — большинство процессов, таких как согласование счетов и проектной документации, выполнялись вручную. Это увеличивало объем рутинных задач для сотрудников, приводило к ошибкам и затягивало выполнение важных операций.
3. Трудности в управлении проектами и процессами — компания не имела единой системы, которая позволяла бы отслеживать этапы выполнения проектов, согласования и взаимодействия с клиентами. Это мешало эффективному управлению проектами и затрудняло координацию между отделами.
4. Неэффективная работа с клиентами и партнерами — отсутствие единой системы для ведения базы данных клиентов и партнеров усложняло процесс работы с ними.
5. Отсутствие стандартизированных процессов и отчетности — компании не хватало инструментов для создания детализированных отчетов по выполнению проектов, эффективности сотрудников и работы с документами, что затрудняло анализ и принятие управленческих решений.
Цели проекта
Компании требовалось внедрение дополнительных бизнес-процессов по проектным согласованиям и реестров для хранения дальнейшей информации, оптимизация и расширение системы управления документами.
Основные цели проекта включали:
Создание дополнительных реестров для структурированного хранения документов.
Обеспечение интеграции новых реестров с текущими системами для соблюдения безопасности и нормативных стандартов.
Обучение сотрудников и адаптация их к новым процессам.
Оптимизация согласования документов и управления проектами.
Использованные платформы и инструменты
Основная платформа — Битрикс24, которая позволяет гибко адаптировать CRM и автоматизировать управление процессами компании. Инструменты, использованные в проекте:
Кастомные поля для карточек сделок и процессов.
Роботы и бизнес-процессы для автоматизации задач.
Смарт-процессы для управления документооборотом.
Печатные формы для генерации документов.
Планирование работ
Проект был рассчитан на 50 часов:
Анализ требований клиента и создание технического задания (ТЗ).
Разработка и настройка всех необходимых модификаций системы.
Тестирование готового решения.
Внедрение системы и обучение сотрудников компании.
Постпроектная поддержка.
Задачи команды
1. Создание воронок продаж
«Активные продажи АО „Генезис“»
"Тендерный отдел"
«Первичная продажа» с полным набором автоматизации.
Проектное согласование для различных направлений: АСУТП, механика, упрощенные проекты.
3. Создание реестров, связанных с БП
Реестры для отслеживания и хранения всех документов и информации по вышеуказанным бизнес-процессам.
ЭТАПЫ РеализациИ проекта
1. Анализ и техническое задание
Первым шагом было проведение анализа текущих бизнес-процессов АО «Генезис» и составление технического задания для настройки автоматизации в Битрикс24. Основные задачи были сосредоточены на согласовании проектной и финансовой документации, а также создании новых реестров для хранения и управления данными.
2. Настройка воронок продаж
Мы внедрили три ключевые воронки продаж для АО «Генезис»:
Активные продажи — для текущих клиентов и новых проектов.
Воронка Активные продажи
Воронка Активные продажи
Тендерный отдел — для управления тендерными процессами.
Воронка Тендерный отдел
Первичная продажа с автоматизацией —для работы с новыми запросами и первичными заказами.
Воронка Первичная продажа
Первичная продажа — автоматизация
Каждая воронка была настроена с кастомными полями и автоматизацией, что позволило оптимизировать работу по каждому направлению. Система автоматизации отправляет уведомления и назначает задачи в зависимости от стадии сделки.
Настроены карточки сделки:
создание кастомных полей;
настройка вида отображения полей.
Карточка сделки
Карточка сделки
Карточка сделки
3. Создание смарт-процессов
Были созданы смарт-процессы и настроены поля смарт-процессов для упрощения работы с ключевыми документами:
Список конкурентов.
Финансовая документация.
Договорная документация.
Технико-коммерческая документация.
4. Настройка автоматизации: бизнес-процессы
Для автоматизации согласований и обработки информации было настроено 5 бизнес-процессов:
Для каждого из бизнес-процессов были созданы и настроены реестры. Эти реестры используются для централизованного хранения и обработки всей проектной документации, что значительно улучшило структуру и упрощает доступ к информации. Все данные теперь хранятся централизованно и могут быть легко найдены через систему.
Предоставили каждому сотруднику и отделу доступ только к той информации и инструментам, которые необходимы для его работы.
7. Обучение сотрудников
Параллельно с настройкой системы было проведено обучение сотрудников АО «Генезис». Это позволило быстрее адаптироваться к новым процессам и использовать все возможности Битрикс24 для эффективной работы с документами и проектами.
8. Тестирование и постпроектная поддержка
После завершения всех этапов настройки мы провели тестирование системы, чтобы убедиться, что все бизнес-процессы и реестры работают корректно. После этого проект был передан на постпроектную поддержку.
Результаты реализации проекта
1. Автоматизация ключевых бизнес-процессов
Реализовано 5 автоматизированных бизнес-процессов, что позволило сократить время на согласование счетов и проектных решений.
2. Создание смарт-процессов для управления документами
Внедрение смарт-процессов улучшило организацию работы с документацией и позволило эффективно отслеживать финансовые, договорные и технико-коммерческие документы.
3. Единая система реестров
Благодаря созданию реестров, управление документами стало более структурированным. Теперь сотрудники имеют быстрый доступ к необходимым данным, что значительно сократило время на поиск и согласование.
4. Оптимизация работы с продажами и тендерами
Созданные воронки помогают более эффективно отслеживать все этапы взаимодействия с клиентами и участниками тендеров.
5. Повышение прозрачности и управляемости процессов
В результате внедрения Битрикс24 вся проектная и административная деятельность АО «Генезис» стала более прозрачной и легко управляемой. Теперь руководство компании может отслеживать выполнение задач и проектов в реальном времени.