До внедрения Битрикс24 компания сталкивалась с рядом проблем, затрудняющих эффективное управление процессами и документацией:

1. Отсутствие четкой системы хранения и управления документами — информация хранилась в разрозненных системах что затрудняло поиск и доступ к важным данным. Это приводило к увеличению времени на согласование и обработку документов.

2. Низкая степень автоматизации — большинство процессов, таких как согласование счетов и проектной документации, выполнялись вручную. Это увеличивало объем рутинных задач для сотрудников, приводило к ошибкам и затягивало выполнение важных операций.

3. Трудности в управлении проектами и процессами — компания не имела единой системы, которая позволяла бы отслеживать этапы выполнения проектов, согласования и взаимодействия с клиентами. Это мешало эффективному управлению проектами и затрудняло координацию между отделами.

4. Неэффективная работа с клиентами и партнерами — отсутствие единой системы для ведения базы данных клиентов и партнеров усложняло процесс работы с ними.

5. Отсутствие стандартизированных процессов и отчетности — компании не хватало инструментов для создания детализированных отчетов по выполнению проектов, эффективности сотрудников и работы с документами, что затрудняло анализ и принятие управленческих решений.

Компании требовалось внедрение дополнительных бизнес-процессов по проектным согласованиям и реестров для хранения дальнейшей информации, оптимизация и расширение системы управления документами.

Основные цели проекта включали:

1. Создание дополнительных реестров для структурированного хранения документов.
2. Обеспечение интеграции новых реестров с текущими системами для соблюдения безопасности и нормативных стандартов.
3. Обучение сотрудников и адаптация их к новым процессам.
4. Оптимизация согласования документов и управления проектами.

Основная платформа — Битрикс24, которая позволяет гибко адаптировать CRM и автоматизировать управление процессами компании. Инструменты, использованные в проекте:

• Кастомные поля для карточек сделок и процессов.
• Роботы и бизнес-процессы для автоматизации задач.
• Смарт-процессы для управления документооборотом.
• Печатные формы для генерации документов.

Первым шагом было проведение анализа текущих бизнес-процессов АО «Генезис» и составление технического задания для настройки автоматизации в Битрикс24. Основные задачи были сосредоточены на согласовании проектной и финансовой документации, а также создании новых реестров для хранения и управления данными.

Мы внедрили три ключевые воронки продаж для АО «Генезис»:

• Активные продажи — для текущих клиентов и новых проектов.

Каждая воронка была настроена с кастомными полями и автоматизацией, что позволило оптимизировать работу по каждому направлению. Система автоматизации отправляет уведомления и назначает задачи в зависимости от стадии сделки.

Настроены карточки сделки:

• создание кастомных полей;
• настройка вида отображения полей.

Были созданы смарт-процессы и настроены поля смарт-процессов для упрощения работы с ключевыми документами:

• Список конкурентов.
• Финансовая документация.
• Договорная документация.
• Технико-коммерческая документация.

Для автоматизации согласований и обработки информации было настроено 5 бизнес-процессов:

• Согласование административно-хозяйственных счетов.
• Согласование производственных счетов.
• Проектное согласование по направлениям: АСУТП, Механика, Упрощенное.

Настроены автоматические уведомления, постановка задач, смена стадий в рамках каждого бизнес-процесса.

Для каждого из бизнес-процессов были созданы и настроены реестры. Эти реестры используются для централизованного хранения и обработки всей проектной документации, что значительно улучшило структуру и упрощает доступ к информации. Все данные теперь хранятся централизованно и могут быть легко найдены через систему.

Предоставили каждому сотруднику и отделу доступ только к той информации и инструментам, которые необходимы для его работы.

Параллельно с настройкой системы было проведено обучение сотрудников АО «Генезис». Это позволило быстрее адаптироваться к новым процессам и использовать все возможности Битрикс24 для эффективной работы с документами и проектами.

После завершения всех этапов настройки мы провели тестирование системы, чтобы убедиться, что все бизнес-процессы и реестры работают корректно. После этого проект был передан на постпроектную поддержку.

1. Автоматизация ключевых бизнес-процессов

Реализовано 5 автоматизированных бизнес-процессов, что позволило сократить время на согласование счетов и проектных решений.

2. Создание смарт-процессов для управления документами

Внедрение смарт-процессов улучшило организацию работы с документацией и позволило эффективно отслеживать финансовые, договорные и технико-коммерческие документы.

3. Единая система реестров

Благодаря созданию реестров, управление документами стало более структурированным. Теперь сотрудники имеют быстрый доступ к необходимым данным, что значительно сократило время на поиск и согласование.

4. Оптимизация работы с продажами и тендерами

Созданные воронки помогают более эффективно отслеживать все этапы взаимодействия с клиентами и участниками тендеров.

5. Повышение прозрачности и управляемости процессов

В результате внедрения Битрикс24 вся проектная и административная деятельность АО «Генезис» стала более прозрачной и легко управляемой. Теперь руководство компании может отслеживать выполнение задач и проектов в реальном времени.