Тем не менее, компания столкнулась с рядом проблем. Основные трудности:

• отсутствие единой системы для ведения проектов;
• неэффективная работа с документами и согласованиями;
• низкая автоматизация процессов при обработке резюме и нехватка прозрачности в статусах проектов.

Это не только увеличивало время, затрачиваемое на подбор кадров, но и негативно сказывалось на уровне обслуживания.

В целях решения этих проблем была начата работа по внедрению CRM-системы Битрикс24. Основной задачей стала настройка CRM-блоков, которые помогли бы эффективно управлять ведением проектов, созданием и хранением базы клиентов и кандидатов, а также автоматизацией бизнес-процессов внутри компании. Реализация этих задач направлена на оптимизацию работы специалистов агентства, что, в свою очередь, позволит сосредоточиться на качественном и быстром выполнении заявок от клиентов.

В процессе работы было разработано комплексное решение, основанное на использовании различных инструментов и функций Битрикс24, включая последовательное создание воронок, автоматизацию рутинных процессов, управление клиентскими и кандидатскими базами, что в значительной мере улучшило внутренние процессы компании.

Как мы подходили к решению задач, какие результаты были достигнуты и что нового привнесла реализация системы в повседневную работу агентства — об этом подробно расскажем в кейсе.

Основные задачи, которые были поставлены перед командой, включали:

• Ведение блока проектов (поиск и подбор персонала);
• Клиентский блок (продажи);
• Хранение базы резюме;
• Поиск кандидатов по базе по ключевым словам;
• Возможность прикрепления описания вакансии при открытии;
• Сохранение резюме в разных форматах, распознавание ключевой информации;
• Хранение уникальной информации по клиентам и кандидатам, поиск;
• Отслеживание статусов проектов.

Для успешного решения вышеуказанных задач была проведена серия интервью с командой Заказчика, чтобы детально зафиксировать текущие процессы. На основе полученной информации было составлено техническое задание, которое затем согласовали с руководством компании. После этого проведена настройка портала согласно утвержденному техническому заданию с последующей презентацией функционала и обеспечением технической поддержки.

1. Создание воронок: Лиды, Сделки, Смарт-процессы.
2. Согласование договоров и КП: Дизайнер бизнес-процессов.
3. Автоматизация работы в воронках: роботы для запуска бизнес-процессов, смены ответственного, постановки задачи и планирования дел.
4. Клиентская база: управление контактами и компаниями.
5. База кандидатов: управление контактами кандидатов.

В ходе тестирования портала Заказчиком было обнаружено, что процесс подбора кандидатов лучше вести с помощью инструмента «Контакты», а не смарт-процессов, как планировалось изначально.