Создание договора в Битрикс24: как настраивать и использовать шаблон

3. Откроется список всех шаблонов, которые доступны на вашем портале. По умолчанию вы увидите название шаблона, привязку к разделам CRM и дату изменения. Воспользуйтесь шестеренкой для настройки отображаемых колонок и добавьте нужные поля для более удобной работы с шаблонами.

Иногда стандартных шаблонов недостаточно, и возникает необходимость в создании собственного шаблона документа. Для этого есть два способа:

1. Изменить стандартный шаблон в Битрикс24.
2. Создать собственный шаблон на основе существующего договора.

При создании шаблона важно правильно настроить его для автоматической подстановки данных. Для этого используются специальные символьные коды.

Символьные коды можно скопировать из готовых документов или из встроенного справочника Битрикс24. Для сложных шаблонов с множественными значениями или кастомными полями рекомендуется обращаться к справочнику кодов. Это особенно полезно при создании документов, которые требуют подстановки большого количества данных.

После сохранения все пользователи, имеющие доступ к документам, смогут работать с обновленными бланками.

Для удобства согласования договоров в Битрикс24 можно добавить изображение печати и подписи. Чтобы вставить эти элементы в шаблон, выполните следующие действия:

1. Откройте документ в текстовом редакторе (например, Word).
2. Оставьте место для печати и подписи.
3. Вставьте в это место специальный код, например: {MyCompanyUfStamp} — для печати.

Когда документ будет загружен в CRM, система автоматически подставит печать и подпись, используя данные компании.

Перед использованием стандартного шаблона рекомендуется выполнить его настройку:

1. Название шаблона. Изменение названия помогает персонализировать документ. Вместо стандартного «Договор (Россия)», можно переименовать его в «ООО „Ромашка“ (Договор Россия)». Это также поможет избежать риска попадания письма с документом в спам у получателя.
2. Активность. Включено по умолчанию. Если вы хотите временно остановить использование шаблона, снимите галочку «Активность».
3. Печать и подпись. Если в вашем документе должны присутствовать печать и подпись, поставьте галочку в настройке «С подписью и печатью». CRM автоматически подставит данные из реквизитов вашей компании.

Готовый договор можно не только распечатать или скачать, но и отправить клиенту на согласование напрямую через Битрикс24. Для этого есть несколько способов:

1. СМС-сервис. Отправьте клиенту СМС с ссылкой на документ. Для этого используйте платный сервис или бесплатную отправку через Битрикс24 СМС и WhatsApp.

2. Электронная почта. Отправьте документ на электронную почту клиента.

3. Чат в Открытой линии. Если клиент уже писал вам в чат, вы можете отправить ему документ через этот канал. Сначала скопируйте ссылку на документ, а клиент сможет скачать его в формате PDF.

Как найти доступные каналы связи:

• В слайдере документа. Активные каналы связи будут выделены.
• В Настройках. Перейдите в раздел настроек и выберите «Каналы связи».

Для корректного заполнения шаблона необходимо добавить реквизиты вашей компании в соответствующий раздел CRM. Это позволит вставить данные компании автоматически при генерации документа.

Кроме того, можно настроить табличную часть документа, указав, какие данные должны быть отображены: только товары, только услуги или оба типа позиций.

Шаблоны можно адаптировать под специфику различных стран. Например, в России и США используются разные форматы даты. Для загрузки шаблонов для других стран воспользуйтесь опцией «Загрузить шаблоны по умолчанию» и выберите нужную страну.

Для удобства работы с шаблонами, вы можете изменить порядок их отображения в списке. Часто используемые шаблоны можно переместить в начало списка, чтобы иметь к ним быстрый доступ.